Estratégias comprovadas para motivar sua equipe de projeto

Melhorias contínuas separam as grandes empresas das medíocres. Produtos inovadores, fabricação eficiente e equipe motivada são atributos de uma empresa que sempre se pergunta: “Como poderíamos fazer isso melhor?”

As equipes de projeto das empresas são frequentemente um recurso subutilizado na melhora contínua dos produtos e processos. No ambiente correto, o trabalho das equipes de projeto pode abranger mais que a criação de produtos a fim de melhorar outras áreas de negócios fundamentais. As equipes de projeto podem ajudar a reduzir o tempo de comercialização, diminuir os erros e os custos de produção e aumentar as receitas.

Se as empresas esperam que as equipes de projeto ajudem no aprimoramento contínuo, elas devem promover um ambiente onde as próprias equipes possam sempre melhorar. Não é preciso fazer mudanças drásticas nas operações para criar esse tipo de ambiente. Embora algumas empresas famosas tenham começado com grandes ideias radicais, a melhoria contínua decorre de muitas pequenas mudanças que geram grandes resultados.

Um aumento de apenas 6% na produção de uma fábrica pode não parecer muito, mas aumentos de 6% em um período de 12 anos significa mais que o dobro da produção inicial. O retorno sobre o investimento (ROI) é enorme. Especialistas calculam que a possibilidade de que uma nova invenção ou processo radical sejam bem-sucedidos é de 0,1% a 10%. A melhor estratégia é se concentrar em inúmeras pequenas inovações e vê-las produzir grandes ganhos.

Este post destaca estratégias para a aplicação do princípio de melhoria contínua às equipes de projeto de produtos. Ele sugere maneiras de: fazer com que as equipes de projeto se concentrem em trabalhos importantes e interessantes; fornecer as ferramentas adequadas; otimizar o tempo com melhor programação; e capacitá-las para contribuir para os processos de fabricação e vendas.

IDENTIFICAÇÃO E AUTOMATIZAÇÃO DE TAREFAS REPETITIVAS

Por serem repetitivas, essas tarefas são excelentes candidatas à automação. Se o projetista precisa usar o mouse ou as mesmas teclas do teclado várias vezes, é possível criar um script para essa tarefa ou um assistente para gravar as teclas pressionadas.

Muitas destas tarefas podem ser automatizadas usando as ferramentas encontradas nos sistemas CAD 3D. Os exemplos de ferramentas de automação incluem:

1. Funções de biblioteca, como o SolidWorks® Toolbox, peças de biblioteca e recursos

2. Colocação de componentes de fixação e criação de furos automatizadas, como o Assistente de Perfuração, a Série de furos e os Componentes de fixação inteligentes do SolidWorks

3. Configurações de peças e tabelas de projeto

4. Padrões de peças e recursos

5. Recursos para automação de projetos, como o DriveWorks®

6. Macros do Visual Basic®

7. Interfaces que formatam e copiam dados para outros sistemas

Com a automatização das tarefas rotineiras, os projetistas podem melhorar os produtos mais rapidamente, ajudando a reduzir os custos e a aumentar a competitividade.

IDENTIFICAÇÃO DOS ERROS DO PASSADO PARA EVITAR ERROS SEMELHANTES NO FUTURO Mesmo as melhores empresas de engenharia cometem erros, e os novos conceitos de projeto raramente funcionam perfeitamente logo de saída. A diferença entre uma equipe de projeto excelente e uma ruim é que a primeira aprende com seus erros. As equipes de projeto competentes detectam os erros mais cedo, impedindo que eles se acumulem ao longo do processo. Elas analisam o que deu errado e usam sua experiência para melhorar os produtos futuros. A redução das falhas nos serviços pode reduzir os custos de garantia, evitar processos judiciais de responsabilidade do produto e aumentar a satisfação do cliente. As economias obtidas ao evitar erros se refletem diretamente na lucratividade.

Os erros comuns se dividem em duas categorias: estrutural e operacional. A categoria estrutural engloba todos os problemas que surgem de um projeto deficiente ou com poucas informações. Interferências que afetem ajuste ou função, por exemplo, constituem problemas estruturais.

Problemas operacionais são os que ocorrem quando um produto funciona como projetado, mas o desempenho não é ideal. Por exemplo, um produto que falha devido a fatores ambientais, como corrosão ou fissuras, ou quebra ao ser submetido a uma carga razoável apresenta problemas operacionais. Problemas de software e de firmware também podem tornar um produto operacionalmente deficiente, da mesma forma que projetos inseguros ou instáveis podem colocar o usuário em risco. Estilo pouco atraente ou controles mal concebidos constituem defeitos operacionais se fizerem com que os compradores tenham uma impressão desfavorável do produto.

A prototipagem pode detectar alguns desses problemas, mas os protótipos são caros e demorados. Os programas de software de engenharia podem reduzir os custos e manter os projetos sob controle, substituindo os protótipos em muitos pontos do processo de projeto. Com o uso de software, os projetistas podem eliminar sistematicamente muitas causas comuns de erros. Esses são alguns exemplos:

Modelos 3D sólidos gerados em software CAD podem assegurar o ajuste apropriado e detectar interferências entre as peças.
A simulação cinemática permite aos projetistas visualizar de que forma as peças móveis podem interferir entre si.
A simulação dinâmica permite aos engenheiros calcular os efeitos de cargas inerciais em máquinas de alta velocidade.
A análise de elementos finitos (FEA) ajuda os engenheiros a visualizar distribuições de tensões ou de temperaturas em objetos sólidos para que seja possível eliminar concentrações de tensões ou pontos quentes que poderiam causar problemas.
Testes de queda simulados podem ajudar os engenheiros a identificar pontos fracos em produtos sujeitos a manuseio pesado.
Verificações de viabilidade de fabricação asseguram que os projetos estejam prontos para moldagem, fundição, usinagem e operações de chapa metálica antes de serem liberados para a produção.
Renderizações realistas permitem aos projetistas simular a aparência dos produtos, incluindo materiais e acabamentos.
A prototipagem rápida permite que peças fundidas complexas sejam fabricadas sem ferramental, além de permitir aos projetistas verificar a aparência física dos produtos antes de projetar ferramentas dispendiosas.
Programas de software para avaliação de impactos ambientais, como o SolidWorks Sustainability, podem ajudar os engenheiros a fazer melhores escolhas de material logo no início do processo de desenvolvimento do produto.

UTILIZAÇÃO DOS DADOS DE CAD

Se estiver utilizando dados de CAD apenas para fazer desenhos, sua empresa estará perdendo a oportunidade de obter mais benefícios de seus projetos 3D. Os modelos CAD podem oferecer suporte a uma variedade de operações que tornam o processo de fabricação menos suscetível a erros, falhas e desperdício de material. Melhoras na eficiência também podem ajudar os vendedores a conquistar mais negócios por meio da oferta de propostas mais precisas.

Considere o potencial de economia financeira e de tempo que os dados de CAD 3D podem proporcionar no projeto e na fabricação de ferramentas. Os modelos CAD 3D podem fornecer informações ao projeto sobre gabaritos, acessórios de fixação, moldes e matrizes para ajudar a garantir que eles sejam cortados com as especificações corretas logo na primeira vez. Se a sua empresa terceirizar o projeto e fabricação de ferramentas, você poderá disponibilizar os modelos 3D apropriados aos seus fornecedores. Ajudando-os a reduzir os custos, sua empresa estará mais bem posicionada para negociar descontos.

Os engenheiros de produção podem usar os modelos 3D como padrões que serão comparados aos dados de máquinas para medição de coordenadas e scanners automatizados de nuvem de pontos para garantir que as ferramentas e as amostras do lote estejam dentro das especificações dimensionais. A análise de tolerância assegura que os desenhos de fabricação incluem tolerâncias razoáveis e econômicas. Dados extraídos de modelos CAD 3D também podem melhorar as estimativas de custo, peso e tempo de fabricação.

No passado, os projetistas eram responsáveis pela criação de produtos, enquanto o pessoal de vendas e marketing se encarregava de vender esses produtos. Com o surgimento da engenharia e de projetos auxiliados por computador (CAD), as equipes de projeto passaram a ajudar o pessoal de vendas. Muitas das tarefas executadas pelos engenheiros de projeto permitem ao pessoal de vendas criar propostas com rapidez e precisão.

AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS DE LICITAÇÃO E PROPOSTA

Se a sua empresa vender produtos fabricados sob encomenda, quanto mais informações forem fornecidas ao cliente em sua proposta, maior a probabilidade de ela ganhar o negócio. O software CAD permite que as equipes produzam projetos configuráveis de produtos em minutos, em vez de horas ou dias. Aplicativos voltados para o conhecimento, como o DriveWorksXpress® e o DriveWorks®, podem estimar os custos e automatizar a preparação de propostas por meio de formulários simples de usar.

OFERTA DE MODELOS DE PRODUTOS ONLINE

Se a sua empresa vender componentes que são utilizados em outros sistemas, oferecer modelos 3D online juntamente com as especificações do produto poderá impulsionar as vendas. A probabilidade de os engenheiros de projeto de seus clientes especificarem seus produtos será maior se você oferecer a eles modelos 3D em formatos comuns que podem ser integrados facilmente a seus projetos.

AJUDA AOS CLIENTES NA VISUALIZAÇÃO DE PRODUTOS

A aparência dos seus produtos é muito importante. Utilize modelos CAD para produzir renderizações realistas que mostrem o melhor do seu produto. As renderizações ajudam o pessoal de marketing de produtos a projetar websites e documentação sem a necessidade de esperar por fotografias de protótipos físicos. Capacitar o pessoal de vendas para visualizar seus projetos mais cedo permite que eles solicitem comentários dos clientes e gerem interesse de compra mais cedo.

AUTOMATIZAÇÃO DO CRONOGRAMA

Poucas condições de trabalho podem ser mais frustrantes para as equipes de projeto do que não ter tempo suficiente para concluir seu trabalho. Essa situação é ainda pior quando os projetistas são repetidamente deslocados de um projeto para outro sem concluir nenhum deles.

O software para gerenciamento de cronograma por computador fornece aos gerentes os dados necessários para que eles possam tomar decisões objetivas. Ele permite que os gerentes e supervisores avaliem rapidamente o efeito de atrasos ou deslocamento de pessoas de um projeto para outro. Ao evitar que os funcionários tenham que seguir cronogramas pouco razoáveis, o software ajuda a aumentar a produtividade e a motivação.

Há muitos programas para gerenciamento de cronograma de projeto disponíveis comercialmente. No caso de um escritório de engenharia, escolha um programa que permita definir os recursos (as pessoas do seu grupo de projeto) e aplicar esses recursos em vários projetos.

Ao analisar um software, lembre-se de que os chamados “programas de gerenciamento de cronograma de funcionários” podem não ser adequados para cronogramas de projetos. Esses programas se destinam a operações contínuas, como lojas, centros de atendimento, depósitos e centros médicos.

COLABORAÇÃO COM FORNECEDORES DE SOFTWARE

Os desenvolvedores de software precisam de sugestões dos seus clientes sobre como melhorar seus produtos. Fornecer essa informação representa tempo e, consequentemente, dinheiro para os clientes. No entanto, dentro do espírito de melhoria contínua, o tempo gasto hoje significa projetistas mais produtivos no futuro. Essas são algumas medidas que sua equipe de projeto pode tomar para ajudar a melhorar o software usado:

1. Participar de programas de monitoramento de desempenho que ajudem os fornecedores a melhorar a rapidez e a confiabilidade. A participação requer pouco esforço e não custa nada.

2. Informar formalmente os erros encontrados por você e seus funcionários. Os problemas de software não serão resolvidos se não forem informados.

3. Reunir-se com os desenvolvedores de software para sugerir melhorias que aumentem a produtividade. Envie sugestões online e faça um acompanhamento com os gerentes de projeto em grupos de usuários regionais ou nacionais.

4. Convidar fornecedores para analisar seus processos e dados de trabalho em seu escritório. Mostre como você usa o software e as atividades que poderiam ser mais eficientes. Para os desenvolvedores de software, é importante aprender com seus clientes.

LOCALIZAÇÃO DE TREINAMENTO GRATUITO

Se 20 projetistas perdem 30 minutos por dia como resultado de treinamento deficiente, esse custo significa cerca de US$100.000 por ano (0,5 hora/pessoa X 20 pessoas X US$ 40/hora X 250 dias úteis por ano). Em contrapartida, se a sua empresa dedicar um dia por mês para treinamento dos funcionários, o custo seria de aproximadamente US$ 76.800 (20 pessoas X US$ 40/hora X 96 horas). Essa diferença de US$ 23.200 poderia ser utilizada em treinamento adicional e materiais didáticos. A produtividade de funcionários mais bem treinados continua a acumular com o passar dos anos, enquanto o tempo perdido não pode ser recuperado.

Ao planejar seu treinamento, leve em consideração estes princípios básicos:

1. Ensine às pessoas apenas os recursos e funções necessárias para fazer seu trabalho.

2. Dê aos possíveis fornecedores de treinamento ou consultores uma breve descrição dos tópicos relativos aos negócios da sua empresa.

3. Personalize recursos de autotreinamento programados para as práticas de projeto de sua empresa.

4. Saiba mais sobre os currículos das escolas locais e as aulas gratuitas oferecidas pelos fornecedores para descobrir como esses recursos podem complementar seus esforços de treinamento na empresa.

Uma das formas mais importantes e quase sempre negligenciadas de treinamento é o compartilhamento de novas formas de usar o software existente. A engenharia de software é complexa e sofisticada. Ninguém pode esperar dominar todos os recursos. Compartilhar ideias distribui essas descobertas por toda a equipe de projeto. Organize reuniões de produtividade de usuário semanais, quinzenais ou mensais para compartilhar ideias. Faça a reunião em uma sala onde todos possam ver a tela do computador, e incentive os projetistas a mostrar o que aprenderam. Ofereça prêmios para as melhores sugestões. Crie um blog ou fórum online onde os usuários possam compartilhar ideias e procurar soluções para problemas específicos da sua empresa. Os fóruns online são mais eficazes quando as equipes de projeto estão geograficamente dispersas.

CONCLUSÃO

Uma equipe de projeto motivada e ativa pode ser o bem mais valioso de uma empresa de fabricação. Os projetos de produtos e os dados gerados por ela tornam a fabricação mais produtiva e contribuem para as vendas. Seja por meio de dados de produtos facilmente acessíveis, ferramentas de planejamento ou modelos prontos para serem usados em projetos do cliente, as equipes de projeto criam propriedade intelectual que gera enorme valor quando bem empregada. As empresas que melhoram continuamente suas operações de projeto melhoram constantemente seu capital!

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4i Engenharia - Revenda Oficial do SolidWorks

Texto extraído do documento "Estratégias comprovadas para motivar sua equipe de projeto. Documento técnico", desenvolvido pela Dassault Systemes SolidWorks e disponibilizado para os VARs da SolidWorks.