Como deixar de "apagar incêndios" na empresa

Peter S. Pande é um consultor americano na área de melhoria de processos, gestão da qualidade e gestão organizacional. Reconhecido por seus trabalhos com Seis Sigma, em conjunto com Robert P. Neuman e Roland R. Cavanagh, ele afirma que "nós sempre temos tempo para consertar as coisas, mas nunca temos tempo para fazer certo da primeira vez". Para ele, não há uma dedicação inicial na realização de certas atividades, principalmente aquelas fundamentais para o correto andamento do negócio, sendo necessário o retrabalho e o consequente prejuízo de tempo e dinheiro.

Mas o que isso tem a ver com apagar incêndios diários na empresa?

Tudo! Os incêndios surgem, na grande maioria das vezes, de causas raízes, as quais deveriam ser identificadas, planejadas, executadas e monitoradas pela equipe de gestão da empresa. É compreensível que em algumas situações, estas não tenham como ser identificadas. Entretanto, elas devem tornar-se causas raízes, serem trabalhadas e aprendidas, para não ocorrerem mais, evitando assim que virem uma rotina da instituição.

O termo “apagar incêndio” é comum no meio empresarial, principalmente por ser vivenciado constantemente. Ele afeta diretamente os resultados da empresa, visto que reduz a produtividade e eficiência dos colaboradores, que precisam dedicar tempo e recursos para aquelas situações. Como consequência, surge um desgaste financeiro e humano, tornando-se algumas vezes uma “bola de neve” que cresce exponencialmente.

Para casos onde o “incêndio” está começando a ficar incontrolável, é necessária uma ação urgente e direta. Contratação de mão de obra temporária e consultor especializado podem ser algumas das soluções temporárias, mas se nada for realizado no âmbito macro da empresa, elas tendem a se repetir.

Assim, é importante entender que a prevenção para evitar o surgimento de incêndios começa com o planejamento empresarial. O planejamento estratégico e executivo, acompanhado pelo monitoramento e ações programadas, permite enxergar a empresa como um todo, possibilitando uma gestão e organização empresarial concisa. Isto permitirá que colaboradores e gestores realizem atividades que agreguem valor ao negócio e estejam de acordo com o que foi planejado, aplicando melhor as suas horas de trabalho.

Como complemento, outras ações estratégicas, operacionais e culturais são realizadas para evitar os incêndios: executar as atividades com qualidade e dentro do planejamento; definição de prioridades (nem tudo é urgente); distribuição das tarefas para os perfis adequados de cada colaborador; cultura empresarial (fazer certo da primeira vez e aprender com os erros (lições aprendidas)).

Com a implementação de algumas dessas ações é certo que o número de incêndios será reduzidos, evitando que os “bombeiros” da empresa sejam convocados e proporcionando uma gestão mais eficiente e rentável. O que não pode, como Albert Einstein afirmou, é “continuar fazendo o que sempre fez e esperar resultados diferentes!”.